Состоялось расширенное заседание дирекции ГКУВО «ЦДНИВО»

В читальном зале ГКУВО «Центр документации новейшей истории Волгоградской области» 13 октября 2017 года состоялось расширенное заседание дирекции, на котором были рассмотрены вопросы о работе в архиве с номенклатурой дел, об итогах работы учреждения за третий квартал 2017 года, о подготовке отчётной документации за 2017 год и планировании на 2018 год, работе сайта ГКУВО «ЦДНИВО», специфике работы архива с фондами личного происхождения. В повестку дня заседания был также включён вопрос об итогах заседания Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Росархив), состоявшемся в г. Екатеринбург.

На заседании в числе приглашённых присутствовали заместители начальников отдела архива.

Открыла заседание дирекции – директор ГКУВО «ЦДНИВО» Л.И. Будченко, председатель дирекции.

О подготовке номенклатуры дел архива на 2018 год сообщила главный специалист отдела работы с источниками комплектования Л.В. Кудимова. Докладчик напомнила присутствующим, что номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования дел в делопроизводстве, и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения, а также для учёта временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Ежегодно сводная номенклатура дел архива составляется на основании поступивших предложений от структурных подразделений (отделов), и один раз в пять лет проходит утверждение на ЭПМК комитета культуры Волгоградской области. Последний раз сводная номенклатура дел архива проходила утверждение в 2016 году. В ходе обсуждения вопроса начальникам отделов были розданы разделы сводной номенклатуры по отделам и принято решение при подготовке предложений по разделам номенклатуры указывать в примечании где откладываются документы.

С информацией о работе за третий квартал 2017 года выступила начальник отдела планирования организационно-методической работы В.М. Фёдорова. Отметила высокие показатели работы по исполнению плана-задания на предоставление государственных услуг и выполнение работ ГКУВО «ЦДНИВО» за период с 01 июля 2017 года по 30 сентября 2017 года. В частности перевыполнены показатели: количество тематических запросов государственных органов и органов местного самоуправления, количество архивных копий, изготовленных по заказам пользователей. Докладчиком были также отмечены положительные изменения в исполнении плановых показателей – количестве консультаций, источников комплектования с целью оказания методической помощи, количестве мероприятий (экскурсии, сообщения, информационные письма, статьи, передачи и информации в электронных СМИ). Перевыполнение планового показателя – количество размещённых на сайте архива в сети Интернет заголовков единиц хранения, включённых в электронные описи и электронные каталоги обусловлено созданием собственного сайта и появлением технических возможностей для размещения большего количества заголовков единиц хранения.

А.В. Булюлин, начальник отдела информационных технологий, ознакомил присутствующих с графиками, характеризующими итоги посещения сайта ГКУВО «ЦДНИВО» за январь – сентябрь 2017 года. Привёл статистику посещений нового сайта архива – cdnivo.ru, составившую 5968 визитов (с апреля 2017 г.). Общая сумма посещений «старого» www.volgaarh.ru и «нового»  cdnivo.ru сайтов за девять месяцев текущего года составила – 13.334 посещений. В качестве мер по увеличению посещений сайта А.В. Булюлиным было предложено: повышение уровня и качества подготовки новостей, размещаемых на сайте и реклама сайта архивного учреждения в социальных сетях с целью увеличения пользователей информации.

На вопросах планирования работы архива на 2018 год и отчётности за 2017 год подробно остановилась заместитель директора О.А. Калашникова, ознакомив присутствующих с информационным письмом Федерального архивного агентства (Росархива) от 30 августа 2017 года № 4/2282-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2018 г. и их отчётности за 2017 г.». При планировании работы отделов архива на 2018 год внимание собравшихся было обращено, что предстоящий год – насыщен юбилейными датами отечественной истории: 100-летие государственной архивной службы России, 95-летие архивной службы Волгоградской области, 100-летие окончание первой мировой войны, 75-летие разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве и другие. О.А. Калашникова кратко ознакомила членов дирекции о рекомендуемых Росархивом мероприятиях в сферах обеспечения сохранности и государственного учёта документов, комплектования, использования архивных документов и информационных ресурсов и технологий.

При обсуждении вопроса о работе архива с фондами личного происхождения главный специалист отдела работы с источниками комплектования Л.В. Кудимова ознакомила членов дирекции и приглашённых с изданным в июле 2017 года ГКУВО «ГАВО» Справочником «Фонды личного происхождения. Государственный архив Волгоградской области».

По итогам обсуждения вопроса было принято решение отделу работы с источниками комплектования продолжить кропотливо работать с держателями личных фондов. Отделу научно-справочной информации спланировать работу по разработке дополнения к Путеводителю по фондам архива (включение фондов, принятых на хранение после 2007 года) и работу по переработке описей архивных фондов.

Директор ГКУВО «ЦДНИВО», председатель дирекции Л.И. Будченко ознакомила собравшихся с итогами XIII заседания Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Росархив), состоявшемся 26 сентября 2017 года в г. Екатеринбург и посвящённом проблемам комплектования государственных и муниципальных архивов. Она прокомментировала резолюцию, принятую по итогам заседания, которой, в частности, отмечается потребность в дальнейшем совершенствовании архивного законодательства в сфере комплектования и реализации контрольных функций за соблюдением законодательства об архивном деле.

Подводя итоги заседания Л.И. Будченко, директор ГКУВО «ЦДНИВО», отметила необходимость повысить ответственность отделов за качество делопроизводства, активно продвигать сайт архива через социальные сети, знакомить с информацией размещаемой на сайте учреждения подписчиков своих страниц.

Начальникам отделов при подготовке планов работы на 2018 год подготовить предложения по награждению сотрудников в ознаменование 100-летия государственной архивной службы России и 95-летия архивной службы Волгоградской области.